Wiosną tego roku dostałem telefon, który po części był przyczyną mojej chwilowej nieobecności na Aperitifie jak i pozwolił nam zyskać nowe ciekawe doświadczenie, którym chciałbym się tutaj z Wami podzielić. Mój serdeczny kolega zadzwonił do mnie w poszukiwaniu operatora sezonowego baru w nowej, rozwijającej się przestrzeni gastronomicznej w dawnej fabryce obrabiarek w Dąbrowie Górniczej. Moim pierwszym odruchem było znalezienie w pamięci osób godnych polecenia. Z tym samym pytaniem zadzwoniłem do mojego przyjaciela, Marcina Szymy, który zadał kluczowe dla tej historii pytanie: „Dlaczego nie my?” Pomysł wydawał się równie pociągający co szalony. W końcu większość z nas nie raz snuła wizje o posiadaniu własnego baru. Jednak ilość obowiązków i projektów, w które razem z Marcinem jesteśmy zaangażowani stawiała ten pomysł w sferze czystego szaleństwa. Mimo wszystko zdecydowaliśmy się pójść na spotkanie. W końcu nie musieliśmy się na nic zgadzać.
Mimo, że od tych wydarzeń minęło nieco ponad pół roku, dla nas wydaje się jakby były to czasy zamierzchłe. Aby stworzyć Włóczykija poświęciliśmy masę pracy, czasu i energii. Postanowiliśmy więc spisać nasze doświadczenia w formie tego artykułu. Być może znajdziecie tutaj lifehack’i, które będziecie mogli wykorzystać w Waszych barach; a może i Wy kiedyś staniecie przed wyborem otwarcia własnego lokalu?
Arkusz kalkulacyjny twoim najlepszym przyjacielem
Kiedy planujesz otworzyć jakiś biznes, pierwszą rzeczą jaką powinieneś zrobić to stworzyć biznesplan. Jest to chyba najbardziej banalna i oczywista rada. Odpowiedni plan jest niezwykle ważny – musimy wiedzieć jak nasze miejsce powinno wyglądać, do kogo chcemy trafiać, jak działa konkurencja i ile pieniędzy planujemy zainwestować. Z mojego punktu widzenia jednak, najbardziej przydatnym narzędziem w planowaniu (i prowadzeniu) biznesu jest arkusz kalkulacyjny.
Zanim podjęliśmy ostateczną decyzję o otwarciu baru przeliczyliśmy niezbędny budżet oraz stworzyliśmy odpowiednią prognozę finansową. Przede wszystkim, podliczyliśmy wszelkie prognozowane koszty stałe, założyliśmy dodatkowy margines na niespodziewane wydatki a następnie dodaliśmy do tego jaki procent naszej inwestycji powinien zwracać się każdego miesiąca. W naszym wypadku był on bardzo wysoki, ponieważ planowaliśmy otworzyć miejsce sezonowe. W tym momencie musieliśmy ustalić marżę na jakiej powinniśmy pracować. Na podstawie tych danych mogliśmy przeliczyć jakie obroty miesięczne powinniśmy osiągać, żeby nasza inwestycja się zwróciła. Mało kto zakłada w swoim biznesplanie, że tylko wyjdzie na przysłowiowe zero. Stworzyliśmy więc kolejną prognozę, która uwzględniała satysfakcjonujący nas zarobek. Kiedy zdecydowaliśmy, że takie obroty są w naszym zasięgu, stały się one naszym celem na ten sezon.
Zagospodarowanie przestrzeni
Jak już pewnie zorientowaliście się po tytule tego artykułu, we Włóczykiju nie mieliśmy przestronnych wnętrz, wysokich sufitów, pokaźnego baru z marmurowym blatem ani obszernego zaplecza. Jedyne co mieliśmy to zabójcze sześć metrów kwadratowych przyczepy gastronomicznej. Na tej powierzchni musieliśmy jakoś upchnąć cały bar, razem z zapleczem i magazynem. Jak to mówią: „ciasne ale własne” 🙂
Stworzyliśmy więc projekt naszej przyczepy w taki sposób aby maksymalnie wykorzystać każdy centymetr dostępnej powierzchni. Na froncie, przy oknie wydawczym stanęła stacja barmańska. Pozwoliła ona nam przyspieszyć pracę ale również dała nam dodatkową przestrzeń na przechowywanie butelek (alkohole house’owe były wyłącznie w speed rack’u). Po jednej stronie stacji stanęła szafka, której półki były naszym „magazynem” alkoholowym a górny blat był idealnym miejscem na kasę fiskalną i terminal płatniczy. Po drugiej stronie stacji znalazło się nasze „zaplecze”. Tam znalazła się zmywalnia z trzema zlewami oraz szafka pracownicza.
Tylna ściana natomiast została wyposażona w niewielki regał w rogu na dodatkowy sprzęt (niewidoczny dla gości stojących przy barze), wysoka lodówka (w której trzymaliśmy softy, prepy i owoce) oraz duży regał, który był naszym back barem (a także przestrzenią roboczą w trakcie produkcji). Pod regałem znalazła się kolejna przestrzeń magazynowa i zamrażarka, w której trzymaliśmy zapas lodu.
Taki układ „lokalu” miał zapewnić nam szybką i ergonomiczną pracę podczas serwisu, łatwy dostęp do zapasów a także wygodną przestrzeń na przygotowanie prep’a.
Asortyment i menu
Naszym kolejnym krokiem był wybór tego czym zamierzamy handlować – ustalenia asortymentu oraz menu koktajlowego. Zaczęliśmy od doboru asortymentu. Chcieliśmy zbudować półkę alkoholi w taki sposób, żeby mimo stosunkowo niewielkiej ilości produktów, móc zaspokoić potrzeby naszych gości. Postanowiliśmy, że każda z podstawowych kategorii alkoholu powinna mieć dwóch reprezentantów – „house” i „premium”. Dzięki temu daliśmy naszym gościom możliwość wyboru a nam odrobinę miejsca na „upselling”. Zważając jednak na trendy sprzedażowe lekko nagięliśmy powyższą zasadę, odrobinę bardziej rozwijając sekcję alkoholi chętniej wybieranych (jak gin i whisky). Aby zyskać fizyczne miejsce na półce ograniczyliśmy tym samym ilość pozycji z kategorii, które nie cieszyły się tak dużą popularnością (tequila i rum). Dobierając pozostałe alkohole takie jak likiery czy wina, zainspirowaliśmy się pojęciem „kapsułkowej garderoby” znanego ze świata mody. Szukaliśmy produktów, które będziemy mogli wykorzystać w maksymalnie dużej ilości kombinacji. W taki sposób na naszym barze pojawił się między innymi czerwony wermut, liker brzoskwiniowy, triple sec, aperitivo czy likier wiśniowy, który finalnie został zastąpiony wiśniówką naszej produkcji.
Później przyszła kolej na stworzenie menu koktajlowego. Wiedzieliśmy, że stoimy przed ogromnym wyzwaniem, bo do tej pory w Dąbrowie Górniczej kultura koktajlowa praktycznie nie istniała. Naszym pierwszym założeniem było stworzenie prostej karty, która mimo pięciu pozycji pozwoli każdemu znaleźć coś dla siebie. Chcieliśmy też, żeby koktajle były w atrakcyjnej i jednakowej cenie aby nasi goście przy wyborze koktajlu nie musieli kierować się tym kryterium. Ze względu na ilość miejsca w naszym „lokalu” oraz specyfikę strefy zdecydowaliśmy się serwować wszystkie koktajle w papierowych kubkach. Aby maksymalnie przyspieszyć serwis postawiliśmy w menu głównie na koktajle budowane typu highball. Jeżeli chodzi o same koktajle, postawiliśmy na proste i znane smaki. Staraliśmy się też unikać wyszukanych „barowych” terminów, dlatego zamiast falernum używaliśmy zwrotu likier tropikalny, a kordiał – słodko-kwaśny syrop.
Drugie menu, które wprowadziliśmy w połowie wakacji było już trochę inne. Poznaliśmy swoich stałych gości i ich oczekiwania. Mieliśmy już pewne „miejsce w szeregu”, wiedzieliśmy, że nasi goście odwiedzają nas ze względu na jakość i smak serwowanych koktajli oraz na przyjazną, serdeczną atmosferę. Dalej stawialiśmy na znane smaki ale znając wybory naszych gości mogliśmy wybrać inne alkohole bazowe do naszych koktajli a także ukryć w naszym menu kilka „easter egg’ów”, były pewnym ukłonem w stronę naszych stałych gości.
Codzienna praca
Gdybym powiedział, że własny lokal to prosta sprawa, chillout i w ogóle droga usłana różami to bardzo mocno minąłbym się z prawdą. Jest to naprawdę ciężka praca – przede wszystkim wszystko jest na Twoich barkach i nikt nie stoi nad Tobą aby Cię zmotywować do pracy ani uratować w podbramkowej sytuacji. To Ty musisz być tą osobą. W trakcie codziennej pracy musisz panować nad setką różnych rzeczy i monitorować czy wszystko idzie zgodnie z założonym wcześniej planem. A jeśli nie idzie, trzeba szukać powodów, dla których tak się dzieje i na bieżąco reagować. Przez cały okres letni, kiedy Włóczykij funkcjonował, nie było chyba dnia w którym nie myślałbym o tym co się tam dzieje, czy wszystko jest ok. Na szczęście miałem ogromne oparcie w swoim wspólniku – Marcinie, który niezwykle sumiennie podchodził do tematu (mam wrażenie, że często bardziej niż ja). Jednak oboje przyznajemy, że był to niezwykle trudny i pracowity sezon.
Praca na tak niewielkiej powierzchni jaką był Włóczykij zmuszała nas do bardzo skrupulatnego planowania. Po pierwsze musieliśmy mocno planować wszelkie dostawy. Nie mieliśmy zbyt dużo miejsca magazynowego więc nie mogliśmy zrobić jednego dużego zamówienia na alkohol. Ponadto korzystaliśmy z kilku różnych dostawców a każdy z nich miał swoje minimum logistyczne więc i to musieliśmy uwzględnić przy zamówieniach. Po pierwszych tygodniach udało nam się ustalić konkretny harmonogram i system zamówień mieliśmy opanowany. Poza tym musieliśmy stworzyć ścisły plan produkcji składników. Tak jak i w wypadku dostaw – nie mogliśmy zrobić jednej dużej produkcji i zapakować wszystkiego próżniowo, bo po prostu nie byłoby na to miejsca. Ze względu na niewielką powierzchnię trudno też było prowadzić normalny serwis i przygotowywać prep’a. Oszacowaliśmy jakie ilości jesteśmy w stanie przechować, na jak długo taki zapas nam wystarczy i w ten sposób wiedzieliśmy w jaki sposób planować zmianę produkcyjną z dużym wyprzedzeniem.
Poza codziennym funkcjonowaniem Włóczykija, zajmowaliśmy się dodatkowo obsługą barmańską dla organizatorów wielu wydarzeń, które miały miejsce na terenie Fabryki Pełnej Życia. To również wymagało od nas dodatkowej pracy, planowania i odpowiedniej ilości obsługi. W trakcie sezonu udało nam się również nawiązać kilka bardzo owocnych kolaboracji, dzięki którym powstały dedykowane koktajle butelkowane. Stworzyliśmy między innymi bezalkoholowe koktajle dla studia tatuażu Hot Ball, których etykiety były rysowane przez artystów pracujących w studio. Wraz z marką The Singleton stworzyliśmy limitowaną serię koktajli butelkowanych z owoców, które były scenografią podczas premiery ich 38-letniej whisky. Ponadto, nasze syropy czy kordiały trafiły na dziesiątki różnych eventów w całej Polsce.
To wszystko udało nam się zrobić zaledwie w pięć miesięcy funkcjonowania Włóczykija. Jak już wspomniałem, był to bardzo pracowity okres, pełen wielu wyrzeczeń. Jednak jesteśmy niezwykle zadowoleni z tego co udało nam się przez ten czas zrobić!
Podsumowanie
Ok, możemy się tutaj chwalić jak wiele nowych osób poznaliśmy, ile ciekawych rzeczy nie zrobiliśmy. W prowadzeniu biznesu najważniejsze są liczby. Nie jesteśmy tutaj, żeby się chwalić ani żalić. Dlatego też, jeśli pozwolicie, będę się posługiwał tutaj wartościami procentowymi, żeby pokazać Wam jak istotne jest odpowiednie przeliczenie swojego konceptu.
Zakładaliśmy, że Włóczykij będzie działał przez pięć pełnych miesięcy. Zdawaliśmy sobie jednak sprawę, że ze względu na pogodę nie każdy dzień może być satysfakcjonujący. Dlatego zakresem, na podstawie którego liczyliśmy nasz biznes były cztery pełne miesiące. Według naszych wstępnych prognoz, inwestycja powinna się zwrócić w połowie lipca (czyli po dwóch i pół miesiąca działania). Niestety, już na początku trafiliśmy na mały problem. Strefa, która miała funkcjonować już od początku maja dalej była w budowie. Nasz punkt był pierwszy, który się otwarł, jednak mało osób wiedziało, że jesteśmy już otwarci, bo wokół nas dalej był jeden wielki plac budowy. W tym momencie myśleliśmy, że uzyskanie zwrotu z naszej inwestycji może się wydłużyć. Tutaj nasze zaskoczenie było niemałe, ponieważ jeszcze przed końcem czerwca udało nam się odzyskać wszelkie poniesione koszty inwestycji.
Zysk, który założyliśmy po zamknięciu sezonu oszacowaliśmy na 125% wartości naszej inwestycji. W prostych słowach, chcieliśmy po prostu podwoić (z lekką górką) nasz zainwestowany kapitał. Mimo szybkiego zwrotu z inwestycji, nie osiedliśmy na laurach i ciągle szukaliśmy dotarcia do nowych odbiorców. Opracowaliśmy także model w jakim Włóczykij może działać z klientami firmowymi (tzw. B2B). Nasze zaangażowanie i ogrom pracy odpłacił się też przy zamknięciu sezonu, bo założonych 125% zysku, udało nam się wygenerować zysk o wartości ponad 300% poniesionej inwestycji. Znaczyło to tyle, że z każdej wydanej przez nas złotówki, udało nam się wypracować trzy złote czystego zysku.
W ciągu tych pięciu (a w zasadzie czterech) miesięcy pracy sprzedaliśmy ponad siedem tysięcy koktajli. W perspektywie całej gastronomii nie jest to ogromny wyczyn. Znam miejsca, które sprzedają taką ilość koktajli w ciągu jednego miesiąca. Jednak w stosunku do przestrzeni, którą mieliśmy do dyspozycji uważamy to za całkiem niezły wynik. Wiemy jednak, że nie udałoby nam się tego osiągnąć, bez jasno zdefiniowanej współpracy a także jakości naszego serwisu. Analizując nasze przychody, ponad 60% procent pochodziła od grupy stałych gości, którzy wracali do nas co najmniej raz na 2 tygodnie. To właśnie Ci, którzy do nas wracali byli naszym motorem napędowym. Fakt, że spodobało im się za pierwszym razem i chcieli odwiedzić nas ponownie sprawiał nam ogromną satysfakcję!
Tym pozytywnym akcentem zakończymy ten artykuł. Jeżeli zastanawiacie się nad otwarciem swojego miejsca, chcielibyście wejść trochę głębiej w obliczenia tego biznesu, przygotowałem dla Was dwa kalkulatory, który znajdziecie na tej stronie. Jeżeli macie jakieś pytania dotyczące własnego biznesu, dawajcie znać poprzez formularz kontaktowy lub w wiadomościach na FB!
Wesołych Świąt!!